Digitaliser ses outils : par où commencer ?

Digitaliser ses outils : par où commencer ?

Aujourd’hui, 90% de l’activité mondiale repose sur deux logiciels : Outlook et Excel. Bien que très utiles, ces outils sont aussi très limités. Alors quand on fait le constat qu’il est temps d’investir dans des outils numériques, plus adaptés, plus récents et plus performants dans leur domaine, une question se pose : par quoi commencer ?


Une approche globale ou par fonction ?


Concrètement, vous pouvez opter pour deux approches, soit en prenant en compte d’entrée de jeu l’ensemble des besoins de l’entreprise, soit en commençant par une équipe en particulier:

  • Approche globale : on liste les besoins majeurs de l’entreprise, puis on cherche des outils pour l’ensemble de ces besoins. On étudie comment ils peuvent fonctionner les uns avec les autres, et on définit ainsi son “stack” d’outils. Ne reste plus qu’à le mettre en place.

  • Approche par fonction : on part d’un besoin (le marketing, l’équipe commerciale, le service client…), en général celui qui paraît le plus urgent. On choisit un outil pour répondre à ce besoin-là, on l’installe, et ensuite on passe au besoin suivant.


Les deux approches sont assez valables, et peuvent délivrer des résultats. Chez OFFICERS, on préfère une approche hybride, plus souple et pragmatique, qui tire profit du fait que les outils d'aujourd’hui sont beaucoup plus rapides et faciles à mettre en place. Ils sont également plus interconnectables les uns aux autres, grâce à leurs APIs et grâce à l’aide d’outils de connexion comme Integromat.


L’approche OFFICERS pour commencer votre transformation digitale


On a décidé de vous partager notre approche méthodologique éprouvée auprès de nos clients pour vous aider dans votre transition digitale. Cette approche hybride se fait en 4 temps :

  1. Recenser de façon générale l’ensemble des besoins à court ou moyen-terme (1 à 3 ans) pour imaginer une architecture générale qui soit compatible avec toutes les fonctions qui vont être touchées

  2. Identifier les “nodes” ou les coeurs fonctionnels qui vont être alimentés par de la donnée d’une part, et re-transmettre cette donnée à d’autres. Le CRM, ou le back-office/ERP jouent souvent ce rôle. Mais d’autres “briques fonctionnelles” peuvent être aussi critiques, selon l’activité et l’organisation.

  3. Travailler sur cette brique fonctionnelle centrale : rentrer plus en détail dans les besoins des utilisateurs, les usages prévus de l’outil, les données qui vont y transiter, pour ensuite choisir un outil et le déployer.

  4. Une fois l’outil déployé, rodé et connecté, on peut poursuivre son intégration aux autres systèmes, et ajouter des briques fonctionnelles plus légères ou secondaires, qui vont venir progressivement consolider le stack.


Une exemple courant : les besoins généraux peuvent concerner le marketing, la gestion de l’équipe projet, l’équipe commerciale, la partie devis/facturation, et quelques éléments annexes.

On choisit alors de travailler d’abord sur le CRM, qui va stocker la donnée client et faciliter le travail de l’équipe commerciale. On pourra ensuite y adjoindre un outil de marketing automation qui viendra enrichir le lead, y intégrer l’équipe Customer Success pour l’aligner avec le commercial. Puis éventuellement ajouter des modules pour la gestion d’événements, l’organisation de webinar, la génération de devis avec signature électronique, etc.



Cette approche de croissance organique du stack plutôt que de big bang évite des projets trop lourds, complexes à manoeuvrer et à piloter, et permet à tout moment de ralentir le rythme, voire de changer d’outil sur une partie du périmètre, sans dommage ou perte trop grande pour le reste du stack. Notre équipe se fera un plaisir de vous accompagner dans votre transition. N’hésitez pas à nous contacter !


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