Cegape modernise sa gestion commerciale et ses processus de formation avec HubSpot

Cegape, acteur de référence dans la formation professionnelle pour la fonction publique et éditeur de solutions logicielles RH, a choisi d'adopter le CRM HubSpot pour centraliser et optimiser l'ensemble de ses activités commerciales.

Afin de garantir le succès de cette transformation stratégique, Cegape s'est associé à OFFICERS, expert intégrateur et partenaire diamant HubSpot, pour l'accompagner tout au long de ce projet ambitieux.

Un CRM performant au service d'une activité multidimensionnelle

Cegape, forte de plus de 8 000 stagiaires formés chaque année à travers 150 formations différentes, accompagne les agents de la fonction publique (État, Territoriale et Hospitalière) dans le développement de leurs compétences. L'entreprise développe également des solutions logicielles dédiées à la gestion RH et la paie, ainsi qu'un service BPO (Business Process Outsourcing) pour la gestion externalisée du risque chômage.

Dans le cadre de son développement, Cegape recherchait une solution capable de piloter efficacement ses trois lignes d'activité distinctes, tout en assurant un suivi rigoureux des opportunités commerciales et une gestion fluide des parcours de formation. HubSpot, plateforme tout-en-un combinant puissance et simplicité, a permis à Cegape de centraliser tous ses processus commerciaux et d'automatiser les tâches à faible valeur ajoutée.

Migration et refonte des processus commerciaux

La mise en place de HubSpot a été l'occasion de repenser en profondeur les pratiques commerciales de Cegape. Parmi les évolutions majeures :

✅ Structuration multi-activités : Déploiement de pipelines de vente distincts pour chaque ligne d'activité (Formation INTER, Formation INTRA, Logiciel, BPO), offrant une gestion précise et personnalisée des différentes typologies de transactions.

✅ Automatisation de la gestion des leads : Mise en place d'un système d'attribution automatique basé sur la géographie et le type de demande, avec notifications en temps réel aux commerciaux concernés et création automatique de tâches de suivi.

✅ Intégrations stratégiques : Connexion bidirectionnelle entre HubSpot, Dendreo (système de gestion de formation) et Pennylane (comptabilité), garantissant une synchronisation parfaite des données et éliminant les doubles saisies.

✅ Gestion avancée des formations : Suivi en temps réel du taux de remplissage des sessions INTER, gestion des stagiaires identifiés et non-identifiés, et automatisation de la création des inscriptions dans Dendreo.

Optimisations des processus

Pour renforcer la fluidité des opérations commerciales et garantir une gestion efficace des informations, plusieurs outils de productivité ont été introduits :

• Attribution intelligente des leads : Système d'affectation automatique basé sur le département et le type de formation, avec gestion des absences et redistribution des demandes entrantes.
• Synchronisation temps réel : Les informations critiques (inscriptions, stagiaires, sessions) sont automatiquement synchronisées entre HubSpot et Dendreo, réduisant drastiquement les erreurs de saisie.
• Tableau de bord unifié : Visibilité complète sur l'ensemble des activités commerciales (Formation, Logiciel, BPO) avec suivi des objectifs individuels et collectifs.
• Qualification structurée : Mise en place de propriétés conditionnelles permettant une qualification précise des établissements selon leur typologie (fonction publique d'État, Territoriale ou Hospitalière) et leurs caractéristiques spécifiques.

Bilan et résultats

• Migration réussie en 18 semaines, respectant les délais et les objectifs initiaux du projet malgré la complexité des intégrations.
• 6 pipelines de vente déployés (Formation INTER, Formation INTRA, Logiciel, BPO, et pipelines secondaires), permettant une gestion fine de chaque activité.
• 2 intégrations majeures réalisées avec succès (Dendreo et Pennylane), automatisant les flux de données entre les systèmes.
• 4 commerciaux formation et leur équipe encadrant immédiatement opérationnels sur la nouvelle plateforme.
• Réalisation de multiples sessions de formation HubSpot adaptées aux différents profils utilisateurs (commerciaux, coordinateurs, direction), assurant une adoption rapide et efficiente par les équipes.
• Automatisation complète du parcours de traitement des leads entrants, de leur réception jusqu'à la création de la transaction dans le bon pipeline.