Organisme de formation spécialisé dans les soft skills et le théâtre comme outil pédagogique, Cléone accompagne près d'une centaine d'entreprises – de la start-up au grand groupe – avec des programmes en présentiel conçus pour marquer les participants. Fondé en 2020 et certifié Qualiopi, l'organisme gère aujourd'hui 300 sessions de formation par an pour environ 4 000 personnes formées.

Dès 2022, Guillaume, fondateur de Cléone, a choisi de structurer l'intégralité de son activité dans HubSpot avec l'accompagnement d'OFFICERS. L'objectif était clair : disposer d'un seul outil capable de couvrir le cycle commercial, la coordination des formations, le suivi qualité et la relation client – sans jongler entre plusieurs plateformes.

Le contexte : une croissance rapide à structurer

Au lancement, Cléone utilisait HubSpot essentiellement comme CRM commercial, pour gérer les contacts et les transactions. Mais face à la montée en puissance de l'activité – et à la complexité croissante de l'organisation (formateurs indépendants, multi-sessions, exigences Qualiopi) – il est apparu évident qu'il fallait aller beaucoup plus loin.

La question que se posait Guillaume était simple : HubSpot peut-il suivre une formation du devis jusqu'à la facturation, en passant par la logistique, la communication aux participants et la mesure de satisfaction ? La réponse, construite avec OFFICERS, est aujourd'hui oui.

Le cycle complet dans HubSpot

1. Du commercial à l'opérationnel : un pipeline qui se transforme

Chez Cléone, dès qu'une transaction est marquée "fermé gagné" dans le pipeline commercial, un ticket est automatiquement créé dans le pipeline opérationnel. Ce ticket représente une session de formation, et c'est autour de lui que s'organise toute la coordination.
L'équipe opération prend le relais : elle renseigne le lieu, les horaires, les participants, le formateur assigné. Une fois toutes ces informations complètes, la formation passe au statut "organisée" – et c'est là que la magie commence.

2. Les workflows : une communication entièrement automatisée

À partir du moment où une formation est organisée, des workflows HubSpot prennent en charge l'intégralité des communications avec les participants :
J-14 : envoi automatique de la convocation avec toutes les informations (lieu, horaires, contact sur place)
J-7 : email de pré-work avec des vidéos et podcasts thématiques pour préparer les participants
J-2 : rappel de la formation et envoi du questionnaire de positionnement (auto-évaluation pré-formation)
Jour J : le formateur dispose de toutes les informations directement dans l'application mobile HubSpot

Résultat : entre l'ajout des participants à la session et le jour de la formation, l'équipe n'a plus rien à faire manuellement.

"Maintenant, c'est complètement devenu naturel. Mais au début, j'envoyais tous ces mails manuellement", témoigne Guillaume.

À 300 sessions par an, le gain est estimé à l'équivalent d'un poste à temps plein.

3. Les formateurs dans la boucle

Les vingt formateurs indépendants de Cléone ont tous accès à HubSpot via l'application mobile. Ils y retrouvent leurs sessions à venir, toutes les informations logistiques, le contexte client et les enjeux pédagogiques de chaque formation.
Après chaque session, ils saisissent leur débrief directement dans le ticket – avec un compte-rendu personnalisé par participant. Hubspot devient ainsi la plateforme de coordination entre les équipes permanentes et les formateurs, quel que soit le sujet.
Pour les formations se déroulant en plusieurs séances distinctes, le système est configuré pour gérer les communications et la logistique de chaque session séparément, dans un même ticket parent.

4. La satisfaction : mesure, alerte et amélioration continue

En fin de formation, les participants scannent un QR code qui leur donne accès au questionnaire de satisfaction – hébergé sur HubSpot. Le taux de réponse est particulièrement élevé : 3 500 questionnaires complétés sur 6 000 envoyés.
Le questionnaire inclut une note NPS (recommandation sur 10). La moyenne de Cléone est de 9,23/10, avec un objectif porté à 9,3 pour l'année en cours.
Un workflow automatique envoie un email personnalisé à tout participant ayant noté 7 ou moins, en lui proposant un rendez-vous pour comprendre ce qui n'a pas répondu à ses attentes. Cette démarche est également conforme aux exigences Qualiopi sur la gestion des non-conformités.

5. Le pilotage commercial et opérationnel

Guillaume et ses équipes pilotent l'activité via des tableaux de bord HubSpot : chiffre d'affaires mensuel comparé N vs N-1, activité commerciale par commercial (rendez-vous, contacts créés), scores NPS par formateur et par programme.
La saisonnalité de la formation – où les budgets se décident aux mêmes périodes chaque année – est gérée via HubSpot : les transactions de l'année précédente servent de signal de rappel pour relancer les bons clients au bon moment.

Les intégrations clés

Sowesign (émargement numérique) : à la création d'une session dans HubSpot, une feuille d'émargement est automatiquement générée dans Sowesign. Les formateurs font signer les participants directement sur leur téléphone.
PandaDoc : génération automatique des attestations de fin de formation et des conventions de formation, connectée aux données du ticket HubSpot.
Formulaires HubSpot : questionnaires de positionnement pré-formation et de satisfaction post-formation, liés aux profils des participants et aux sessions.

Qualiopi : HubSpot comme outil de traçabilité

La certification Qualiopi impose une traçabilité complète de chaque session : convocations envoyées, questionnaires remplis, émargements signés, débriefs formateurs, supports pédagogiques transmis.
Lors d'un audit de surveillance récent, l'auditrice a sélectionné des sessions au hasard sur deux ans.

"J'étais assez bluffé à quel point on retrouvait les informations facilement", raconte Guillaume.

En quelques clics : ticket de la session, participants, questionnaires de satisfaction, débrief formateur – tout est là. L'auditrice elle-même a qualifié l'outil de "vraiment chouette".
Ce n'est pas HubSpot qui a été pensé pour Qualiopi – c'est le déploiement structuré qui en fait un outil de conformité de facto.

Bilan chiffré

• 1 900 transactions gérées dans HubSpot depuis le démarrage

• 1 260 formations organisées via le pipeline opérationnel

• 300 sessions par an, 4 000 personnes formées

• 6 000 questionnaires envoyés, 3 500 répondus

• NPS moyen de 9,23/10

• ~1 équivalent temps plein économisé sur les tâches administratives de convocation et suivi

   

Perspectives

Quelques chantiers sont encore ouverts : l'intégration de la facturation (côté formateurs et côté clients) dans HubSpot reste à construire, tout comme la possibilité de faire saisir directement par les clients les informations relatives à leurs formations via un portail dédié.

Depuis le déploiement initial, HubSpot a également enrichi ses fonctionnalités : les objets personnalisés permettent aujourd'hui de créer un objet "Formation" plus lisible que les tickets, que Cléone explore progressivement.

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