Comment migrer de Salesforce vers HubSpot : guide pratique

Pourquoi migrer de Salesforce vers HubSpot ?

La migration d'un CRM n'est jamais une décision prise à la légère. Dans la plupart des cas, comme celui de notre client Rydge Conseil, plusieurs facteurs peuvent motiver ce choix stratégique :

• Démocratisation de l'accès : Les licences Salesforce limitées créaient une frustration avec des collaborateurs qui ne pouvaient pas saisir leurs opportunités
• Simplification de l'architecture : Opportunité de repenser l'ensemble des processus plutôt que de reproduire l'existant
• Unification des outils : Regrouper marketing, ventes, support et communication sur une seule plateforme
• Coûts optimisés : Réduction significative des coûts de licence tout en augmentant le nombre d'utilisateurs

Ce que vous allez trouver dans cet article

• Quels délais prévoir pour migrer de Salesforce vers HubSpot ?
• Les éléments critiques à prendre en compte
• Difficultés à anticiper
• Retours terrain et bonnes pratiques

Délais : prévoir une approche réaliste

Calendrier type pour une migration complète

D'après nos expériences, voici un exemple de calendrier réaliste :

Phase 1 : Préparation (2 à 3 mois)

• Diagnostic des processus existants
• Expression des besoins métiers
• Sélection des outils et prestataires
• Maquettage des solutions cibles

Phase 2 : Migration active (5 à 8 mois)

• Kick-off officiel du projet et mobilisation de l'ensemble des équipes
• Modélisation des données dans le nouveau système et paramétrage correspondant
• Migration progressive par lots (reprise de données et activation des intégrations)
• Phases de test et ajustements
• Formation des utilisateurs

Phase 3 : Stabilisation (2-3 mois)

• Ajustements post-bascule
• Optimisation des processus
• Développement des fonctionnalités avancées

Durée totale : 12 mois environ pour une migration complète avec transformation des processus, sur une équipe de 30 à 100 personnes. Le process peut être plus court pour des équipes plus petites, ou si le nombre d'assets et de data à migrer est restreint.

Facteurs d'accélération ou de ralentissement

Aller plus vite dans la migration

• Intégrer des échéances business non négociables (décommissionnement d'un outil, changement de marque, spin-off, etc.)
• Mettre en place en interne une équipe projet dédiée et disponible
• Définir un périmètre de migration clairement dès le départ

Les facteurs de ralentissement :

• Extension du périmètre en cours de projet
• Volonté de reproduire exactement l'existant en termes de data model ou de process
• Migrer des données dont la qualité des sources est insuffisante

Les éléments critiques à prendre en compte

1. La qualité des données : à la base de tout

Le défi principal identifié par les équipes : "La vigilance particulière sur ce moment de migration, c'est la qualité des données."

Actions recommandées :

• Audit approfondi des données sources AVANT la migration
• Définition claire des règles de dédoublonnage
• Nettoyage et enrichissement en amont
• Plan de mapping précis entre les champs Salesforce et HubSpot

2. La gestion du changement : ne pas sous-estimer l'humain

Conseil clé d'une CRM manager : "Il faut faire le deuil du CRM précédent et accepter qu'on en change."

Stratégies gagnantes :

• Impliquer les utilisateurs dès la phase de conception
• Communiquer sur les gains plutôt que sur les pertes
• Former par métier et par usage, pas uniquement sur l'outil
• Désigner des champions internes dans chaque équipe

3. L'architecture technique : penser au SI dans son ensemble

Points d'attention :

• Intégration avec l'ERP et les autres systèmes existant 
• Gestion des droits et permissions par équipe/région
• Système d'approbation pour les actions sensibles
• API et connecteurs pour les outils périphériques

4. Le périmètre évolutif : une réalité à anticiper

Retour d'expérience : "Le périmètre a évolué en cours de route, du marketing uniquement au début, puis ventes, support, communication..."

Recommandations :

• Prévoir une architecture extensible
• Documenter les processus pour faciliter les ajouts
• Garder une réserve budgétaire pour les extensions
• Établir un comité de pilotage pour valider les évolutions

Les difficultés potentielles et comment les surmonter

N°1 - La tentation de reproduire l'existant

Le piège : "adapter HubSpot à comment était Salesforce plutôt que de regarder comment HubSpot fonctionne nativement."

Solution : adopter les meilleures pratiques HubSpot et repenser les processus plutôt que de tordre l'outil.

N°2 - La résistance au changement

Le défi : des utilisateurs avec "des regrets" sur des fonctionnalités qui n'existent plus.

Solution : mettre en avant les nouvelles possibilités et former sur les gains concrets.

N°3 - La gestion multi-sites/multi-équipes

Le contexte : 100 sites, équipes centrales et régionales avec des besoins différents.

Solution : Système de permissions granulaires et workflows d'approbation adaptés.

N°4 La pression des délais

La contrainte : Des dates butoirs non négociables (séparation juridique, communication sur la marque).

Solution : Priorisation stricte et migration par phases avec des quick wins réguliers.

Les bonnes pratiques issues du terrain

1. Commencer par le "pourquoi"

Définir clairement les objectifs business avant de parler technique

2. Investir dans la préparation des données

80% du succès se joue avant la migration effective

3. Privilégier l'approche native

Utiliser HubSpot comme il a été conçu plutôt que de le personnaliser à outrance

4. Migrer par vagues

Commencer par un périmètre restreint puis étendre progressivement

5. Mesurer et ajuster

Mettre en place des KPIs dès le début pour suivre l'adoption

6. Anticiper l'IA

Préparer la structure de données pour les futures fonctionnalités IA

Pour bien migrer, il faut se lancer !

La migration de Salesforce vers HubSpot est un projet structurant qui va bien au-delà d'un simple changement d'outil. C'est l'opportunité de repenser ses processus, d'unifier ses équipes et de préparer l'avenir.

Avec une préparation minutieuse, une équipe engagée et un partenaire expérimenté, cette migration peut devenir un véritable levier de transformation. L'expérience de Rydge Conseil montre qu'en un an, il est possible de basculer complètement tout en améliorant significativement l'efficacité opérationnelle.

Le secret ? Accepter le changement, privilégier les approches natives et garder le cap sur les objectifs business plutôt que sur la reproduction de l'existant.