Centraliser et diffuser l'information

Toute l'info, à disposition de tous les acteurs

Partager et mettre à jour documents, comptes-rendus ou plannings à jour, et en discuter avec tous les participants, clients ou internes : une réelle amélioration par rapport aux fichiers baladeurs et aux archives perdues

Répartir et partager les actions

Gérer les tâches, et ajuster l'usage de vos ressources

Pour un chef de projet, répartir les différentes tâches, connaître la disponibilité de son équipe, ou ajuster un modèle de projet pour s'assurer du respect des étapes successives, c'est du gain de temps et moins d'erreurs d'exécution.

Connaître l'avancement des projets

Suivre les progrès, être alerté des retards

Lorsque plusieurs projets avancent en parallèle, il est indispensable de pouvoir visualiser le statut de chacun, afin de pouvoir réagir, réaffecter des ressources, ou arbitrer sur des dates.

1 - Détailler ses besoins

Quels sont les besoins fonctionnels, les difficultés et les risques sur les projets que vous menez ? Selon la fréquence de répétition ou le nombre d'intervenants, la réponse en terme d'outil ne sera pas la même.

2 - Mise en place technique

Paramétrage de l'outil en fonction de votre organisation et des projets que vous menez. Connexion à des outils tiers et implémentation de modèles de projets types, selon votre activité.

3 - Formation des utilisateurs

Projet pilote pour valider le fonctionnement, formation d'"ambassadeurs" puis du reste des équipes.

4 - Prise en main aboutie

Une difficulté majeure : arrêter d'utiliser des emails.

Une solution : animer la communauté d'utilisateurs pour proposer astuces, idées et ressources complémentaires