5 raisons pour lesquelles vous avez du mal à choisir un outil

Un beau jour, vous vous dites (ou on vous demande) de réfléchir à mettre en place un nouvel outil, comme un CRM ou un outil de relation client. Beau projet, avec du challenge, que vous attaquez joyeusement. Et pourtant, après quelques temps passés à fureter sur Internet, à échanger avec des éditeurs, des consultants ou autres, vous n’avez pas l’impression d’avoir les idées claires sur ce qui pourrait être le bon outil.

C’est assez classique, voire tout à fait normal. Pourquoi ? Voilà 5 raisons possibles.

1. Je ne suis pas sûr d'avoir une vision exhaustive du marché

Quand on attaque un nouveau sujet ou un nouveau domaine sur lequel on aimerait s’équiper en outil, la première crainte est souvent de ne pas savoir par où commencer, ni quelles sont les solutions qui pourraient, peut-être, répondre à vos besoins.

Avec une probabilité, assez élevée, de tomber sur une solution qui semble à peu près correspondre, et de creuser directement en étant convaincu que c’est la bonne, avec le risque, soit de se rendre compte trop tard que ce n’est pas le cas, soit de ne pas avoir assez challengé l’éditeur de ladite solution, sur les fonctionnalités ou sur les prix.

• Comment l’éviter ?

Prendre le temps de s’informer, d'identifier des solutions, des recommandations ou des conseils, voire faire intervenir un cabinet pour une étude qui réalisera aussi le diagnostic de vos besoins. Compter au moins 1 ou 2 mois, avant de prendre le moindre contact avec les éditeurs qui vont systématiquement tenter de vous imposer leur timing de vente.

2. Les grilles et comparatifs : ça ne m'aide pas !

Il existe en ligne beaucoup d’articles “outil X vs. outil Y”, ou “les 10 meilleurs outils pour faire…” et, à vrai dire, ce sont des très bons points d’entrée pour s’informer, établir une liste de solutions à considérer, ou éliminer certaines solutions trop éloignées de vos besoins.

Mais certains sites comme Capterra qui proposent une “notation” de chaque solution par des utilisateurs : n’est ce pas une façon de préciser la bonne solution pour vous ? C’est un indicateur, encore une fois, mais n’allez pas y chercher “la” meilleure solution par rapport à votre besoin. C’est beaucoup trop grossier et imprécis pour vous donner une réponse exploitable. 

 

 

• Comment l’éviter ?

Utilisez les comparateurs pour sourcer des solutions, ou, une fois quelques solutions shortlistées, y trouver quelques verbatim clients qui peuvent donner des indications. Mais ne surtout pas en faire une valeur cardinale pour votre choix.

3. C'est au coeur de l'activité, c'est trop risqué de changer !

Quand on touche à des outils, comme des ERP ou des CRM, qui sont au coeur de l’activité, c’est d’autant plus difficile de prendre le risque d’installer un (mauvais ?) outil, ou de changer un outil, qui, même s’il est lent, dépassé ou obsolète, fonctionne quand même.

Et c’est vrai que les enjeux sont bien plus élevés que pour un outil de projet pour l’équipe marketing par exemple, qu’il sera plus facile de changer sans mettre en péril l’intégralité du business.

• Comment l’éviter ?

Commencer par lister les besoins et fonctionnalités recherchées, mais essayer aussi de recenser voire de chiffrer tout ce qu’on ne peut pas faire avec l’outil actuel :

Quelles sont les pertes d’opportunités ? Les gains de productivité non activés ? Les nouvelles activités que l’on ne peut pas envisager ?

Réaliser ensuite que la phase de déploiement et de migration est la plus critique en termes de risque, mais qu’elle se prépare. Des plans prévoyant des Go/No Go progressifs en termes d’engagement et de coûts peuvent rassurer et sécuriser la mise en oeuvre.

4. Tous les outils se ressemblent  

Si on regarde une thématique bien spécifique, que ce soit un outil commercial, un outil de signature électronique ou de gestion de projet, il faut vite se rendre à l’évidence : beaucoup ont l’air de se ressembler. Et c’est assez logique, puisque tous ces outils couvrent les mêmes fonctionnalités “de base” sur leur métier, généralement de façon assez similaire, en tous cas rarement assez spécifique pour faire la différence. Ils ont donc tous une même promesse de succès et de performance, assez universelle pour parler à tout le monde, basée sur ces fonctionnalités communes.

Ils ont pourtant tous des vraies différences, quand on détaille les fonctionnalités moins communes, les modèles de données plus spécifiques ou les capacités d’intégration. Mais rien de tout ça n’est accessible au premier abord. 

• Comment l’éviter ?

Avant de regarder le moindre outil, il est primordial de se poser la question des besoins spécifiques à votre entreprise, qu’ils soient liés à votre organisation, votre modèle économique ou votre distribution. Tous les CRM savent gérer une base client, mais si vous voulez par exemple suivre le CA réalisé par vos distributeurs, c’est typiquement le genre de spécificité ou fonctionnalité "non standard" à identifier en amont.

5. Dans 2 ou 3 ans, ne va-t-on pas se retrouver bloqué ? 

Quitte à investir du temps et de l’énergie dans un nouvel outil, c’est comme un nouveau vélo, on a envie qu’il nous dure longtemps !

Ce qui ajoute une difficulté, en plus des besoins d’aujourd’hui, il faut imaginer et recenser les besoins potentiels de demain ! 

Problème : ils sont nombreux, variables selon les stratégies ou les priorités qui seront définies (plus tard), mais leur addition fait exploser la complexité et le coût des outils considérés, rendant tout le projet de plus en plus difficile à faire aboutir.

• Comment l’éviter ?

Vous travaillez sur une activité ou un marché stable : limitez le nombre de “besoins futurs” à des propositions, évolutions ou orientations stratégiques qui sont déjà définies (à horizon 2 ou 3 ans, ça devrait être le cas).

En considérant des outils plutôt leaders de leur marché, plutôt que des outils de niche, vous achetez aussi une capacité d’évolution à des nouveaux besoins futurs.

Votre activité ou vos process ne sont pas encore stabilisés ? Les perspectives de croissances sont bel et bien réelles mais leur réalisation assez floue ? Remontez dans les priorités la flexibilité et la simplicité de paramétrage des outils que vous considérez. C’est une nouvelle donnée du problème : l’outil doit pouvoir s’adapter.

Au final, même pour des spécialistes, il est difficile d’avoir une vision totalement exhaustive des solutions existantes. Alors pour un “débutant” qui part presque de zéro, c’est quasiment mission impossible ! D’autant qu’entre solutions plutôt généralistes qui présentent des cas d’école adaptés à votre marché, et solutions spécialisées sur une verticale métier, mais à l’ergonomie ou la capacité d’intégration moins abouties, l’arbitrage est parfois loin d’être évident.

Pour aller plus loin dans cette approche, contactez nos équipes pour vous aider à choisir le meilleur outil adapté aux besoins de votre entreprise.

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